Vị Trí nhân viên thu mua

Lập kế hoạch mua hàng

Nhân viên thu mua sẽ là người trực tiếp tiếp nhận những nhu cầu mua hàng từ các bộ phận, phòng ban. Họ sẽ phải xác định rõ các sản phẩm cần mua bao gồm tất cả các yếu tố về chất lượng, thành phần, các yêu cầu về thông số kỹ thuật… và ưu tiên những hoạt động thu mua.
Thiết lập bảng kế hoạch thu mua, đưa ra yêu cầu mua hàng sao cho đáp ứng các tiêu chí về chất lượng, số lượng đáp ứng quy trình vận hành và sản xuất của doanh nghiệp.
Tìm kiếm và lựa chọn nhà đơn vị cung cấp

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp đã có những nhà cung cấp “mối” tức là giữa đơn vị thu mua và đơn vị cung cấp đã có những hoạt động giao dịch trước đó. Người thu mua cần tham khảo về mức độ hài lòng của nhân viên để xem xét có nên tiếp tục lựa chọn đơn vị cung cấp này. Đồng thời, tham khảo thêm các nhà cung cấp khác để nắm giá cả thị trường, biết đâu bạn sẽ có được những sự lựa chọn tốt hơn.

Trường hợp với những mặt hàng mới, nhân viên thu mua cần:

Lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng
Lên bảng tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với điều kiện công ty. Ví dụ như tiêu chuẩn về giá, chất lượng, thời gian giao hàng, dịch vụ sau giao hàng…
Yêu cầu báo giá và so sánh các đơn vị cung cấp
Đưa lên cấp trên các thông tin liên quan đến nhà cung cấp đã lựa chọn để quản lý xem xét, phê duyệt.
Lưu trữ thông tin về nhà cung cấp theo quy định của công ty.
Theo dõi thường xuyên và đánh giá hoạt động của nhà cung cấp.
Tiến hành thu mua

Khi đã lựa chọn được nhà cung cấp đáp ứng các tiêu chí mà công ty đưa ra, nhân viên thu mua sẽ tiến hành thỏa thuận và ký hợp đồng.

Trực tiếp ký hợp đồng với đơn vị cung cấp
Nhân viên thu mua phải bám sát và theo dõi tiến độ đơn đặt hàng đảm bảo giao hàng kịp thời
Xem xét, kiểm tra các sản phẩm vật tư về chất lượng, số lượng sao cho đảo bảo các thỏa thuận trước đó
Phối hợp với các bộ phận để lập hóa đơn, hạch toán chi phí, bảo quản nguyên vật liệu; đồng thời chuẩn bị báo cáo với cấp trên
Trong trường hợp có sự cố phát sinh, nhân viên thu mua cần linh hoạt để ứng phó kịp thời

Được làm việc, tự do lựa chọn việc làm, được hưởng lương, bảo hiểm, chế độ nghỉ phép, và các quyền khác theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, người lao động còn có quyền được bảo vệ về an toàn, sức khỏe, tham gia đối thoại, và các quyền khác tại nơi làm việc.

Khả năng phân tích và đánh giá
Khả năng phân tích và đánh giá sẽ giúp bạn hiểu rõ những yêu cầu mua hàng từ công ty cũng như có thể lên một kế hoạch mua hàng chi tiết và tối ưu. Ngoài ra, đây cũng là kỹ năng giúp bạn có thể lựa chọn được nhà cung cấp uy tín, có thể đáp ứng nguồn hàng, chất lượng hàng hóa theo đúng yêu cầu, từ đó giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra.

Chịu đựng áp lực và quản lý thời gian tốt
Công việc thu mua phải đáp ứng nhu cầu của các bộ phận khác trong công ty trong khoảng thời gian nhất định, thu mua theo KPI, giải quyết các yêu cầu phát sinh trong doanh nghiệp, mỗi nghiệp vụ đều có thể dẫn đến phát sinh ngoài. Nhân viên mua hàng cần phải đủ bình tĩnh giải quyết các tình huống phát sinh đồng thời biết cách quản lý thời gian một cách hiệu quả để hoàn thành công việc đúng deadline. Vì vậy để làm được công việc này bạn phải là người có khả năng chịu được áp lực, quản lý thời gian tốt.

Sự tỉ mỉ và tổ chức
Nhân viên thu mua cần phải lựa chọn sản phẩm, các nhà cung cấp một cách cẩn thận, đảm bảo tuân thủ các điều khoản hợp đồng, v.vv.. Bằng cách này có thể giảm thiểu tối đa các sai sót và nhầm lẫn có thể xảy ra. Ngoài ra, khả năng tổ chức giúp nhân viên thu mua theo dõi và quản lý đơn hàng, hợp đồng, hóa đơn, hàng tồn kho, các loại tài liệu, giấy tờ mua hàng v.vv.. một cách chính xác và hiệu quả

Am hiểu các kiến thức về hàng hóa và giá cả thị trường
Nhân viên thu mua cần hiểu rõ về loại sản phẩm cần mua, từ các đặc điểm kỹ thuật cho tới nguồn gốc, tiêu chuẩn về chất lượng, số lượng, mẫu mã, chủng loại, v.vv.. vì vậy nhân viên mua hàng cần phải am hiểu về hàng hóa. Bên cạnh đó, việc nắm rõ giá cả thị trường sẽ là nền tảng để đàm phán, thương lượng với những nhà cung cấp hiệu quả nhất. Từ đó mang lại giá hàng hóa hợp lý, tiết kiệm chi phí để các sản phẩm bán ra có mức giá cạnh tranh nhất.

Biết lên kế hoạch thu mua
Nhân viên thu mua là người trực tiếp lên kế hoạch thu mua hàng hóa, nguyên vật liệu dựa trên kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp vì vậy kỹ năng lập kế hoạch rất cần thiết. Việc lên kế hoạch chính xác sẽ giúp quản lý việc mua hàng theo các mốc thời gian đã đề ra, từ đó vừa tăng cường hiệu suất, tối ưu hóa nguồn lực cũng như giảm thiểu các rủi ro có thể gặp phải trong quá trình mua hàng hóa.
Quản lý tài chính, hóa đơn và thanh toán
Nhân viên thu mua cần phải giải quyết các vấn đề liên quan đến thanh toán và phải xử lý các hóa đơn. Kỹ năng quản lý tài chính sẽ giúp nhân viên thu mua sử dụng ngân sách một cách hiệu quả và tránh lãng phí, từ đó mang lại khả năng sinh lời cao hơn cho công ty. Ngoài ra, kỹ năng này còn giúp bạn có thể quản trị rủi ro tài chính, nắm bắt và dự báo những biến động của thị trường nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực tới ngân sách mua hàng

Giao tiếp và đàm phán
Với khả năng giao tiếp và đàm phán tốt, bạn có thể đàm phán để đạt được mức giá tốt nhất và đưa ra những điều khoản hợp đồng có lợi nhất cho cả hai bên. Điều này cũng là một trong những cách để gây dựng mối quan hệ tốt giữa các bên.

Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt còn là công cụ giúp giải quyết các vấn đề hoặc xung đột giữa các bên trong quá trình mua hàng. Từ đó mang lại sự đồng thuận và cái nhìn thiện cảm từ phía nhà cung cấp và những đối tác khác.
Quản lý hợp đồng, theo dõi việc vận chuyển và xử lý sự cố
Khả năng quản lý hợp đồng, theo dõi vận chuyển sẽ giúp giảm thiểu các rủi ro có thể gặp phải trong quá trình thực hiện việc mua hàng. Từ đó giúp hàng hóa có thể được vận chuyển đúng thời hạn đàm phán, hạn chế việc hỏng hóc hay mất mát. Ngoài ra, kỹ năng xử lý sự cố sẽ mang lại khả năng giải quyết các vấn đề phát sinh một cách trơn tru và nhanh chóng, giảm thiểu chi phí trong quá trình chuyển hàng.

1. Đơn xin việc.
2. Bản sao Căn cước công dân.
3. Sơ yếu lí lịch có chứng thực.
4. Bản sao bằng cấp chứng thực( nếu có).
5. Giấy khám sức khỏe còn thời hạn.
6. Ảnh hồ sơ xin việc.